Khả năng tập trung làm việc trong một thời gian dài (nhiều giờ đồng hồ) là kỹ năng mà ai cũng muốn. Tuy nhiên để làm được điều này, chúng ta phải vượt qua 2 thử thách: giới hạn về mặt tâm-sinh lý của con người và các tác động tiêu cực từ ngoại cảnh. Bài viết này của tác giả James Clear sẽ mang đến một số ý tưởng giúp các bạn rèn luyện kỹ năng đáng quý đó.

Bài viết gồm 3 phần:

Phần 1 giới thiệu về sự tập trung trong công việc và những tác động đang làm giảm sự tập trung của bạn

Phần 2 giới thiệu về nguyên tắc cơ bản để tăng khả năng tập trung dựa trên các quy luật tâm-sinh lý của con người

Phần 3 cung cấp một số mẹo nhỏ giúp bạn tập trung tốt hơn ngay từ bây giờ

I. Khả năng tập trung là gì?

Giới chuyên gia định nghĩa "tập trung" là làm điều gì đó một cách say mê....

Tôi dịch không chuẩn lắm nhưng tôi cũng đồng tình với tác giả: đây là một định nghĩa tồi.

Cái chúng ta cần không phải là định nghĩa, mà là cách để nâng cao khả năng tập trung. Tuy nhiên, để ý định nghĩa nhạt nhẽo này, bạn sẽ phát hiện ra một vấn đề cơ bản: để tập trung vào một thứ (có thể là một công việc, một hành động, một kế hoạch...), bạn phải bỏ qua những thứ "không liên quan".

Như vậy, khả năng tập trung đồng nghĩa với việc bạn phải ý thức được và biết cách né tránh các yếu tố "không liên quan" tới thứ mà bạn đang tập trung. Không phải né tránh mãi mãi mà là né tránh trong thời điểm hiện tại - chừng nào bạn vẫn muốn duy trì sự tập trung. Bằng cách nói "không" với những yếu tố "không liên quan", bạn đã và đang có thêm năng lượng, thời gian, trí óc để giải quyết vấn đề chính.

Vậy thì làm thế nào để tập trung vào vấn đề chính và loại bỏ những yếu tố "không liên quan" ? Cách hữu hiệu nhất là nhìn vào nhược điểm, nhìn vào sự sai sót trong quá trình làm việc của bạn để khắc phục chúng trước.

Bạn biết đấy, ưu điểm của bạn, bạn không cần chỉ mặt đặt tên chúng, bạn vẫn có thể phát huy được. Còn nhược điểm? Nếu không nhận diện được nhược điểm của bạn, chúng sẽ theo bạn suốt đời và gây cho bạn vô số phiền toái.

Có một nhược điểm làm giảm sự tập trung mà ai cũng mắc phải, đó là.....

Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc

Như đã đề cập ở trên, sự tập trung có thể được quy về việc đưa ra quyết định làm cái gì và không làm cái gì. Vấn đề của chúng ta không phải nằm ở khả năng tập trung kém. (Não bộ con người có khả năng tập trung làm một việc nào đó kể cả khi bị ảnh hưởng bởi các tác nhân bên ngoài. Nó chỉ mất đi khả năng đó khi chúng ta... cố tình tước đi). Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta không thể đưa ra quyết định "làm cái gì" và "bỏ qua cái gì"... Hãy nhớ lại lần chạy lụt deadline gần nhất của bạn.. Rõ ràng là bạn làm việc rất tập trung, vì nếu không thì sẽ trễ deadline, trễ deadline kéo theo vô vàn rắc rối... Khi đó, deadline đã quyết định hộ bạn cái gì "cần làm" và cái gì "phải bỏ qua".

Đáng tiếc là không phải lúc nào cũng có deadline để bạn chạy, và việc để deadline "quyết định hộ" như thế không hay chút nào. Tại sao chúng ta không tự quyết định? Do thói quen! Và đây được xem như một trong số những giới hạn về tâm-sinh lý của con người.

Thực hành các kỹ năng làm việc chuyên nghiệp với chương trình thực tập NodeJS FullStack

Con người có thể làm một số việc cùng lúc như: vừa nấu ăn vừa xem TV hoặc vừa nấu ăn và trả lời điện thoại hoặc vừa tập gym vừa nghe nhạc. Thế nhưng con người không thể tập trung vào nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian! Bạn hãy để ý xem, khi vừa nấu ăn vừa xem TV, nếu bạn nhìn ra TV thì tiếng nước sôi sẽ trở thành "tạp âm", làm nền cho tiếng TV và ngược lại, nếu bạn đang đánh trứng thì bạn sẽ thấy tiếng TV trở thành một thứ âm thanh hỗn độn khó nghe. Trong một khoảng thời gian nhất định, bạn chỉ có thể tập trung vào một công việc duy nhất.

Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc sẽ ép não bộ của bạn "nhảy" từ việc này sang việc kia. Tất nhiên não làm được điều này, nhưng để tập trung ngay sau khi "nhảy" là điều không tưởng. Mỗi khi chuyển từ việc này sang việc khác, bạn sẽ cần một khoảng thời gian ngắn để nhận thức được mình đang ở phần nào của công việc, sau đó bạn mới làm tiếp được. Khoảng thời gian đó được gọi là "switching cost". Nó chính là yếu tố làm gián đoạn và ảnh hưởng tiêu cực tới hiệu quả công việc. Trong một nghiên cứu được xuất bản trên tạp chí International Journal of Information Management, các nhà khoa học đã phát hiện ra rằng, thông thường các nhân viên công sở có xu hướng check mail mỗi 5 phút, và trung bình thì sau khi check mail, mọi người tốn 64s để có thể trở lại công việc đang làm.

Nói một cách đơn giản,chỉ bằng việc check mail thường xuyên, chúng ta đang lãng phí 1 phút cho 1 lần check mail.

II. Làm thế nào để tập trung?

Đầu tiên, hãy nhìn vào nhược điểm. Chúng ta đã chỉ ra được rào cản lớn nhất với sự tập trung - đó là cố gắng làm nhiều việc cùng lúc - đây là một xu thế chung của con người ngày nay. Câu trả lời cho câu hỏi "làm thế nào để tập trung" giờ đã được thu gọn lại thành "làm thế nào để hạn chế làm nhiều việc cùng lúc". Và có rất nhiều câu trả lời thú vị. Một trong số đó chính là:

Áp dụng chiến thuật 2 danh sách của Warren Buffet

Warren Buffet áp dụng chiến thuật này cho nhân viên của mình nhằm giúp họ ra quyết định "làm" và "không làm" tốt hơn. Nó gồm 3 bước:

  • Bước 1: viết ra giấy 25 mục tiêu trong sự nghiệp
  • Bước 2: Khoanh tròn 5 mục tiêu mà bạn muốn đạt được trước tiên
  • Bước 3: Viết 5 mục tiêu kia ra một tờ giấy khác và vứt tờ giấy có 25 mục tiêu ở bước 1 đi.

"Khi chú em đã đạt được 5 mục tiêu này rồi, chú sẽ không còn đoái hoài tới 20 mục tiêu chưa được khoanh tròn kia nữa". W.Buffet đã nói với Mike Flint(một nhân viên của ông) như thế đó.

Chiến thuật này rất hữu hiệu trong việc cô lập các công việc "cần làm" và "không cần làm". Một số chiến thuật tương tự có thể kể đến:

Việc cô lập và đưa ra quyết định "làm" hay "không làm" chỉ là bước khởi đầu. Nếu trong quá trình làm việc, bạn cảm thấy mệt mỏi và khả năng tập trung giảm dần (chạm đến giới hạn về tâm-sinh lý của bản thân), thì đó là lúc bạn nên áp dụng 2 kỹ thuật sau đây.

#1 Báo cáo kết quả

Bạn có thể báo cáo với chính bản thân mình bằng việc ghi lại nhật ký, kèm theo các con số cụ thể mô tả về tiến độ hiện tại.

Não nhận thức rất rõ tiến độ công việc của bạn thông qua các con số và kết quả cụ thể. Vì thế, Khả năng tập trung của não sẽ đi xuống nếu não không nhận được tín hiệu phản hồi từ công việc đang làm (kể cả tích cực lẫn tiêu cực).

Chúng ta thường ngại nhìn vào những số liệu vì sợ nó thể hiện yếu kém của chính bản thân mình. Không phải vậy, các số liệu và báo cáo chỉ giúp bạn biết mình đang ở đâu, nó không phải là thứ để đánh giá bạn, nó chỉ giúp bạn biết cần phải cố gắng thêm bao nhiêu. Chính nhờ các báo cáo và số liệu về chính mình, chúng ta sẽ hiểu và khám phá bản thân tốt hơn, từ đó có đủ thông tin để xây dựng một thứ rất quan trọng trong sự nghiệp nói chung và trong mục tiêu tăng khả năng tập trung nói riêng - đó chính là lịch trình làm việc.

#2 Tập trung vào lịch trình làm việc thay vì sự kiện đơn lẻ

Bên cạnh với việc báo cáo các số liệu về bản thân một cách định kì, việc tập trung vào lịch trình làm việc cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới khả năng tập trung trong thời gian dài của bạn. Đáng tiếc thay, mọi người đang dành nhiều thời gian và tâm trí cho các kiện đơn lẻ, ví dụ:

  • Thay vì chú ý vào sức khỏe tổng quan của cơ thể và bám sát các chương trình tập luyện, ăn uống lành mạnh, mọi người hay nghĩ nếu tôi giảm được 5 kg bằng cách nào đó, người tôi sẽ đẹp hơn và tôi sẽ cảm thấy tốt hơn.
  • Thay vì tập trung cải tiến quy trình và làm ra các sản phẩm mang lại giá trị cho xã hội, mọi người thường muốn doanh nghiệp của mình được xuất hiện trên các phương tiện truyền thông đại chúng và nghĩ rằng đó là thành công.
  • Ai cũng muốn trở thành nghệ sĩ nổi tiếng trước công chúng những chẳng mấy ai quan tâm đến quá trình khổ luyện 10, 15 năm của họ...

Thành Rome không thể xây trong 1 ngày. Và chắc chắn cũng không thể xây trong một thế kỷ nếu như không có quy trình xây dựng và quản lý phù hợp.

Tập trung vào mục tiêu là xu hướng tự nhiên của con người. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu thì chúng ta cần tập trung vào con đường dẫn đến mục tiêu đó.

III. Các mẹo nhỏ có thể áp dụng ngay từ bây giờ để cải thiện sự tập trung

Chọn một và chỉ một nhiệm vụ trung tâm trong ngày. Việc này đem lại cho bạn sự tập trung tương đương với chạy lụt deadline. Sự khác biệt duy nhất là bây giờ bạn toàn quyền chủ động với công việc thay vì để công việc sai khiến mình.

Quản lý khả năng của bản thân thay vì quản lý thời gian. Nhờ việc thấu hiểu bản thân, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp những công việc khó vào thời điểm bạn cảm thấy sung sức nhất. Khi đó bạn thu được 2 lợi ích, thứ nhất, lịch làm việc của bạn trở nên linh hoạt rất nhiều so với việc tuân theo một chu trình cố định về thời gian, thứ hai, hiệu suất công việc được cải thiện rõ rệt do tính chủ động.

Không check email trước buổi trưa. Như đã đề cập ở trên, câu hỏi "làm thế nào để tập trung" chỉ có một câu trả lời, đó là bạn phải phân loại được những thứ cần "làm" và "không cần làm". Những thứ không cần làm là những thứ làm bạn xao nhãng khỏi nhiệm vụ chính, một trong số đó chính là e-mail. Thống kê ở mục I cho thấy cứ 5 phút check mail thì bạn lại lãng phí 1 phút cho switching cost. Vì vậy nên giới hạn thời gian check mail cũng như sử dụng các công cụ chat. Nếu có công việc cần trao đổi, hãy ưu tiên đối thoại trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Cách ly điện thoại trong một quãng thời gian nhất định. Mẹo nhỏ này vẫn tuân theo nguyên tắc cơ bản để duy trì sự tập trung là "không làm" những thứ không liên quan tới nhiệm vụ chính.

Sử dụng tính năng fullscreen. Hãy thử và cảm nhận, thực sự thì việc đọc ebook hoặc đọc báo hoặc coding với fullscreen rất tuyệt!

Nếu các bạn cần thêm các kỹ thuật cải thiện hiệu suất công việc, hãy theo dõi blog của tác giả theo đường link dưới đây.

Techmaster via JamesClear blog